Сегодня отвечаем на вопрос читателя: какие документы необходимо иметь и хранить руководителю общества с ограниченной ответственностью?

Рекомендую к прочтению Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», в котором в 50-й статье представлен список обязательных к хранению документов.

Документы, необходимые для обеспечения деятельности ООО:

1. Устав со всеми изменениями и дополнениями (обязательно с печатью налогового органа);
2. Учредительный договор или договор об учреждении;
3. Протокол или решение о создании ООО;
4. Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества;
5. Список участников ООО;
6. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица либо лист записи о регистрации (нужно хранить все листы записи в ЕГРЮЛ);
7. Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность;
8. Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя;
9. Информационное письмо Росстата (коды статистики);
10. Документы, подтверждающие адрес организации (если помещение принадлежит самой организации – правоустанавливающие документы на помещение, если помещение арендуется – договор аренды и акт приема-передачи помещения; копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, заверенная арендодателем);
11. Документы по основной деятельности:
- лицензии и разрешения;
- уведомления о начале деятельности (о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти; документы о внесении в Торговый реестр);
- документы на ККТ и договоры на их обслуживание, если в работе используется контрольно-кассовая техника;
12. Кадровые документы: трудовые книжки всех работников, книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями, листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями;
13. Приказы и распоряжения (основания к ним);
14. Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений и, крайне желательно, журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров;
15. Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка;
16. Документы по аттестации рабочих мест (согласно статье 212 ТК РФ, аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ № 590 н от 12.12.2013);
17. Документы по охране труда (включают в себя инструкции, положения, журналы инструктажа, документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда). Эти документы сильно отличаются в зависимости от того, какой деятельностью занимается организация, поэтому их, как и документы о защите персональных данных, тоже лучше отдать на откуп специалистам.

Присылайте интересующие вас вопросы на почту redactor@pbs72.ru, ответ обязательно появится в новой публикации нашей рубрики.

Автор – Ольга Осминская, директор юридической фирмы «Эгида»

Источник:  PRoБизнес72