Этикет для бизнеса. Чужой офис

Посещение чужого офиса, также подчинено правилам этикета, знание которых во многом помогает вести себя правильно и уверенно в незнакомой обстановке


Ежедневно мы взаимодействуем и с коллегами, и с представителями предприятий-партнеров, заказчиками, клиентами, встречается с представителями органов государственной власти, кто-то идет на собеседование устраиваться на новую работу, о том какие нормы делового этикета действуют, опишем подробнее в тексте.

*Обязательно соблюдать: тактичность, корректность, вежливость, взаимное уважение, сохранение чувства меры и собственного достоинства.

Итак. Вам предстоит встреча с будущим партнером, клиентом, потенциальным работодателем. К визиту нужно готовиться заранее: четко понимать цель встречи, заранее выстроить план разговора, презентации себя или своей компании, подготовить необходимые материалы и документы, и что очень важно помнить, как зовут вашего собеседника, его должность, сферу деятельности и полномочий.

На встречу лучше всего приходить за пять минут до назначенного времени. Если вы придете заблаговременно, то может оказаться, что тот, с кем назначена встреча, еще не подъехал или не закончил предыдущею встречу, а в коридоре офиса даже негде присесть. Опоздания не допустимы, это может негативно сказаться на ходе встречи, к тому же, вторая сторона не сможет или не захочет ждать. Если в силу определенных обстоятельств, вы опаздываете, обязательно позвоните, предупредите об опоздании, сообщите через сколько минут будете или договоритесь о переносе встречи на другой день. Цените свое и чужое время.

*Собираясь на встречу, убедитесь, что ваша одежда чистая и выглаженная, а обувь начищена, и в целом соответствуют уровню встречи и времени года.

Если в организации нет гардероба, то заходя в помещение, мужчине следует снять только головной убор, верхнюю одежду снимают перед кабинетом, в котором назначена встреча и заносят на руке. Перед встречей желательно посмотреть на себя в зеркало и убедиться, что с прической, с галстуком, обувью и костюмом все в порядке.

Ваш внешний вид, ваша походка, то, как подаете руку для рукопожатия, будет говорить о вас, степени вашей уверенности и целеустремленности. Важно даже то, как вы открываете дверь. Делайте это спокойно, уверенно, не стоит широко распахивать дверь, так и протискиваться в узкую щель.

Заходя в приемную, следует поздороваться с секретарем, представиться, вручить визитную карточку, если вы пришли в первые, и попросить, чтобы о вас доложили руководителю. Визитная карточка вручается и секретарю и руководителю компании.

Если вас встречают, то сопровождающий должен идти рядом или чуть впереди вас, показывая дорогу. В кабинет вы заходите первым, сопровождающий следом, или совсем не заходит.

После того как вы вошли в кабинет, хозяин кабинета должен выйти из-за стола, поприветствовать (познакомиться с вами), подать руку для рукопожатия (хозяин кабинета первым подает руку для рукопожатия, за исключением ситуации когда гость – женщина)

*Подавать руку через стол является нарушением правил этикета.

После приветствия хозяин кабинета должен предложить вам сесть и затем занять свое место. Соответственно вы должны подождать, когда вас пригласят сесть. Если этот момент затянулся, то корректно будет спросить: «Куда я могу сесть?». На стул следует садиться достаточно глубоко, спину держать прямо, но не напряженно. Посадка на край стула, зажатость говорит о неуверенности, скованности, стеснительности. А это мешает разговору на равных. Безусловно, разваливаться в кресле тоже не стоит.

Портфель или сумку, предварительно достав из нее документы, следует поставить на пол рядом со стулом, а не держать на коленях или ставить на соседний стул, или тем более оставлять на столе.

В начале встречи лучше сразу договориться о ее продолжительности, чтобы при ее затягивании не смотреть напряженно на часы и не искать подходящие слова для завершения разговора.

*Инициатива начала и ведения беседы остается за хозяином кабинета, а вот ее завершение за – посетителем, т.е. за вами.

Во время встречи будьте доброжелательны и открыты, тщательная подготовка и владение материалом, сделают беседу продуктивной, а встречу в целом более результативной. Никогда не суетитесь: действуйте собранно, четко, избегая скороговорки, произносите свое имя, говорите достаточно громко. Ведите себя естественно, не стоит напускать на себя особо серьезный вид или напротив много острить и шутить. Следите за тем, чтобы не стучать пальцами по столу, качать ногой, часто прикасаться к своему лицу, перебирать бумаги, проявлять волнение и беспокойство.

Предметы (документы, ручку, карандаш и т.д.) следует брать в руки спокойно, держать уверенно, использовать по назначению, не крутить и не перекладывать. Перед встречей отключите мобильный телефон или поставьте его на беззвучный режим. Вы в праве и от своего собеседника ожидать, что он не будет отвечать на звонки пока встреча не закончиться.

*В конце встречи обязательно поблагодарите вашего собеседника за уделенное время и возможность представить себя или свою компанию; выразите надежду на продолжение общения и взаимовыгодное сотрудничество.

 

Автор – Елена Брылина, специалист по организационной работе и этикету             

Источник:  PRoБизнес72

 



Возврат к списку

Актуальные темы