Этикет для бизнеса. Переговоры

Наступает лето,  а с ним период отпусков и спад деловой активности. Нужно завершить текущие дела, наметить стратегию сотрудничества на дальнейший период, провести переговоры, заключить договоры и подписать контакты. Поговорим об этикете ведения переговоров

Этикет для бизнеса. Переговоры

Массовое внедрение в нашу жизнь разнообразных средств связи, позволяет многие вопросы решать оперативно, убирая необходимость личных встреч. И все же в решении принципиальных, серьезных вопросов, вопросов, касающихся крупных финансовых контрактов и долговременного сотрудничества без переговоров не обойтись.

Переговоры в отличие иной формы делового общения предполагает, что стороны уже имеют определенные договоренности и расходятся лишь в некоторых моментах. Как правило, по итогам переговоров, стороны фиксируют достигнутые позиции на бумаге. Подписывают протокол о намерениях, договор или контакт.

Подготовка к проведению переговоров начинается с решения организационных вопросов, первый из которых – определение места и времени встречи. Приглашение на переговоры, по правилам этикета, должно быть направлено за одну-две недели до предполагаемой даты. Инициатор проведения переговоров предлагает свой вариант. Окончательное решение всегда за приглашаемой стороной.

Считается, что выгоднее проводить переговоры на своей территории, в знакомом и привычном месте. Смысл тот же, что и у спортсменов - «дома и стены помогают». Однако специалисты отмечают, что проведение переговоров на своей территории несет не только плюсы, а напротив добавляет ряд сложностей. В отличие от второй стороны, вы не можете откладывать принятие решения, ссылаясь на необходимость получения дополнительных консультаций в своей компании. К тому же вы можете чувствовать себя обязанным по отношению к партнеру, который приехал издалека. Да и сама подготовка к проведению переговоров и решение организационных вопросов могут отвлечь вас от тщательной проработки нюансов переговорного процесса.

В процессе подготовки постарайтесь проработать все детали: проанализировать позиции сторон, возможные варианты развития событий и принимаемых решений, четко сформулируйте желаемый результат, запаситесь аргументами по каждому вопросу. Соберите подробную информацию о своих партнерах: профессиональные, личные характеристики, сведения о выполненных ранее проектах, отзывы других компаний, данные о количестве сотрудников и направлениях деятельности.

Для равного веса с каждой стороны в переговорах должно участвовать равное количество представителей компании, имеющих примерно одинаковый статус. Один статус участников предполагает, что они наделены равными полномочиями в принятии решений. Поэтому формируя состав вашей делегации, вы должны знать состав участников со стороны партнера. Как бы сильно  вы не хотели включить в состав своей делегации большее количество людей, должен победить здравый смысл. Тщательно оцените реальную необходимость присутствия того или иного сотрудника.

Предпочтительнее проводить переговоры в первой половине дня, хотя вы можете принять решение о проведении встречи и после обеда, это не будет нарушением этикета. Средняя продолжительность переговоров 1,5-2 часа. Если переговоры затягиваются, то через два часа следует устроить кофе-паузу, и затем продолжить переговорный процесс. Старт переговорам дает хозяин встречи,  а инициативу по завершению – приглашенная сторона. 

Приходить на переговоры следует вовремя, как гостям, так и хозяевам. Хозяевам не следует заставлять гостей ждать, этим показывая свое пренебрежение и приоритетное положение. Приглашенной стороне не рекомендуется приходить заблаговременно, это может помешать хозяевам в решении последних организационных вопросов. Оптимально прибыть за 10 минут до назначенного времени.

Принимающей стороне, следует уделить большое внимание подготовке помещения для проведения переговоров. Чистота, исправность необходимых технических средств, систем освещения и кондиционирования, наличие на столах бумаги, карандашей, табличек, воды, фужеров (обязательно в перевернутом положении,  как признак их неиспользованности) – это лишь часть подготовительных моментов.

Лучший стол для переговоров круглый или овальный. Стол такой формы изначально как бы сглаживает разности позиций. Если вы хотите создать более комфортные условия для партнеров, не садите их спиной к дверям.

Если одна из сторон принимает решение о ведении аудио или видео записи переговоров, то она должна в обязательном порядке сообщить об этом второй стороне.

В течение всего времени переговоров придерживайтесь более официального тона, избегайте в речи панибратства и фамильярности. Вежливость, тактичность, корректность, профессионализм, честность, умение слушать и четко излагать свои мысли, контролировать свои эмоции – эти качества должны стать основными в общении с партнерами. И, конечно же, обещайте только то, что реально можете выполнить. Это касается и объемов работ, и сроков договорных обязательств.

Не устраивайте обсуждение спорных вопросов между участниками вашей группы прямо на переговорах. Выработать единую позицию вы должны были заранее.

Расплываться в особом расположении и лести конечно тоже не стоит. В этикете достаточно лаконичных и элегантных фраз, чтобы выразить свое доброе отношение  и настрой на развитие деловых контактов. Это и слова приветствия, и фразы «Рады видеть вас», «Спасибо, что нашли время с нами встретиться», «Благодарим вас за конструктивный диалог», «Будем рады продолжению нашего сотрудничества» и т.д.

Если ваши потенциальные деловые партнеры прибыли на переговоры из другого города, то организованная вами после деловой части культурная программа поможет вам закрепить благоприятное впечатление и проявить доброжелательность и гостеприимство.

Желаю успешных переговоров и выгодных контрактов!

Автор – Елена Брылина, специалист по организационной работе и этикету             

Источник:  PRoБизнес72

Возврат к списку

Актуальные темы