«Сетикет» – это правила поведения и общения в сети Интернет. Здесь действуют основные правила этикета – взаимное уважение, корректность, такт. Оперативность, которую дарит Интернет, влечет за собой и оперативность в совершении этикетной ошибки. Поэтому при общении в Интернете должен быть обострен самоконтроль и внимание.

Электронная почта. Этим инструментом бизнес общения мы пользуемся ежедневно, возможно, даже ежечасно. За последние годы сформировались правила и нормы деловой переписки по электронной почте. Их сегодня и обсудим.

Деловое электронное письмо одновременно представляет и вас, и компанию. Помните, что первое впечатление от электронного письма аналогично впечатлению от первой встречи. Как и письмо на бумажном носителе, деловое письмо, направленное по электронной почте, должно быть кратким, точным и по существу. Необходимо составлять его корректно, выдерживать в едином уважительном деловом тоне. Важнейшее требование - грамотность. Перед отправкой прочтите свое письмо как минимум один, а лучше два раза. Даже при повторном прочтении могут быть обнаружены эмоциональные и смысловые неточности, грамматические ошибки.

Структура делового электронного письма:

· Приветствие и обращение. «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!». Приветствия «Добрый день», «Добрый вечер» и др. используется, но допускается их опустить, поскольку трудно определить время, когда адресат прочитает письмо. Некоторые употребляют фразу «Доброго времени суток», но ее вряд ли можно отнести к деловой переписке.

· Содержание, раскрывающее цель письма. Ясное и краткое. Деловое электронное письмо должно быть в два раза короче письма на бумажном носителе. Если у вас есть необходимость сообщить получателю большой объем информации, то необходимо в письме кратно описать суть обращения,  а все остальное оформить как вложение.

· Прощание и электронная подпись (ФИО, должность, название компании, рабочий номер телефона, адрес электронной почты, ссылка на сайт компании). Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

· Логотип, если он есть и если это необходимо.

Электронная почта, очень быстрый способ связи, но не стоит относиться к нему пренебрежительно и писать письма на скорую руку.

При оформлении письма обязательно заполняйте графу «Тема», это позволит выделить ваше письмо среди других, ускорит его поиск в случае необходимости, а также защитит от возможности отнесения получателем к категории «спам». Тема должна формулироваться максимально четко. Например «Приглашение на конференцию», «Контактные данные компании «N» и др. При отправке в случае необходимости указывайте степень важности письма, но не злоупотребляйте этим.

По правилам этикета, при получении электронного письма, вы должны написать ответ, что письмо (письмо с вложениями) получено. Поэтому всегда отвечайте на присланные письма (исключение составляет спам). Время ответа на электронное письмо не должно превышать двое суток. Составляя ответ на деловое электронное письмо, оставьте полученный текст без изменений, а сверху напишите свой. Это упростит получателю процесс восстановления в памяти сути переписки. Если для подготовки ответа вам требуется значительно большее время, чем день-два, то следует оперативно подтвердить получение письма и сообщить о предполагаемых сроках ответа.

Если вы являетесь отправителем письма, то в целях уточнения факта его доставки, лучше позвонить адресату и уточнить дошло письмо или нет. Использовать функцию «отправка письма с уведомлением» не рекомендуется. Также часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Практический совет: напишите письмо, сделайте все вложения, затем укажите тему письма и только в самом финале заполняйте строку «Адресат». Это позволит вам отнестись к письму более внимательно, даст время перепроверить все ли составлено верно, и убережет от нелепой ошибки – молниеносной отправки письма с возможными опечатками. Следите за правильностью написания адреса получателя. Интернет дает возможность быстро отослать электронное письмо, но и быстро совершить ошибку, за которую придется извиняться и выходить из некорректной ситуации, если письмо попадет не по тому человеку. Ошибки чаще всего происходят от спешки и небрежности.

Не стоит увлекаться смайлами при составлении делового электронного письма, оставьте их для личной переписки. Также не рекомендуется писать электронные письма прописными буквами, это выглядит как крик. Деловое электронное письмо должно содержать только то, что может быть сказано человеку лично. К тому же помните, что руководство компании имеет право на доступ ко всем электронным письмам, отправляемым сотрудниками. Электронная почта компании – это не ваша личная почта! Да и в Интернете нет конфиденциальности, поэтому следите за содержанием своих писем.

Рекомендуется проверять почту не менее трех-четырех раз в день и начинать с чтения более свежих писем. Поскольку ранние письма могут быть уже не актуальными.

Как и все правила этикета, «сетикет» базируется на здравом смысле и логике, а значит, упрощает общение с деловыми партнерами и весь рабочий процесс. Желаю оперативной, результативной и грамотной деловой переписки!

Автор – Елена Брылина, специалист по организационной работе и этикету             

Орфография и пунктуация автора сохранены