Портфель, портмоне путешественника, чемодан для ручной клади, несессер – предметы необходимые для человека, отправляющегося в поездку. Но не менее важно взять с собой хорошие манеры, доброжелательность и чувство взаимного уважения. 

Пунктуальность

Непунктуальность может испортить все. Привести к отмене встречи или заключения выгодного делового контракта, потере денег за билет, да и просто к разрушению благоприятного впечатления о вас. Одна из простых, но важных задач – вовремя сесть в машину, прибыть на вокзал, в аэропорт. Также следует тщательно проработать маршрут в городе пребывания, спланировать его с запасом времени на непредвиденные дорожные ситуации. Заранее продуманная схема передвижения не только сэкономит ваше время, но и позволит чувствовать себя уверенно и уже не отвлекаться на организационные вопросы.

Внешний вид

Выбор одежды, зависит от нескольких факторов: характера предстоящих в командировке встреч, продолжительности поездки (один день, неделя, месяц и т.д.), погодных условий и климатических особенностей на территории пребывания. Как правило, в поездку выбирают комплекты одежды соответствующие дресс-коду Business Casual, Business Trip, Smart Casual. Эта одежда чуть менее официальная, но значительно более комфортная и практичная в поездке.

Транспорт

Самолет, поезд, машина. Независимо от того, что выберете вы, рядом с вами будут другие пассажиры. На всем пути следования следует проявлять уважение к ним и стараться никому не мешать.

В отличие от других видов транспорта самолет предъявляет больше требований к пассажиру, который должен помнить и о технике безопасности, и о правилах перевозки ручной клади и багажа, этикете общения и многом другом. Эти правила важно знать и придерживаться. Заходя в самолет, следует поздороваться с бортпроводником, занять свое место. Багаж и верхнюю одежду вы можете разместить на багажной полке, которая находится над креслом. Если вы хотите взять сумку или чемодан в салон самолета, заранее уточните максимально допустимые размеры, чтобы не оказаться в неприятной ситуации в аэропорту. Именно размер багажной полки диктует максимально разрешенный размер ручной клади. Иные вещи (портфель, сумку, ноутбук) вы можете разместить на багажной полке или под креслом впереди сидящего пассажира. Часто в полете мы продолжаем работать, смотреть видеоматериалы, слушать лекции, готовить презентации. Это не запрещается, но не забывайте использовать наушники. Что касается телефона, то его в самолете следует выключать или переводить в «авиарежим». Будьте внимательны к рекомендациям бортпроводников. Обязательно при взлете и посадке отключайте технику и убирайте ее на место хранения ручной клади.

Гостиница

Заранее ознакомьтесь с правилами проживания в гостинице, услугами, включенными в стоимость номера, и перечнем тех услуг, которые оказываются за дополнительную плату. Как правило, эта информация размещена на официальном сайте гостиницы. О чем может идти речь, например, предоставляются ли услуги по стирке, сушке, глажению белья, могут ли приготовить и принести в номер поздний ужин, предоставляет ли гостиница услуги по трансферу, есть в гостинице комната для переговоров, возможет ли ранний заезд и будет ли он платным. Полезной также будет информация о времени работы ресепшена и других специалистов гостиницы.

К каждому сотруднику гостиницы: портье, горничной, официанту и др. – следует обращаться уважительно и на «Вы». В гостинице не принято устраивать дружеские посиделки и приемы гостей в номере, а также шуметь после 23:00.

Приветствие и рукопожатие

Командировка, как правило, предполагает общение, знакомство с клиентами, партнерами, заказчиками. Еще до поездки вы должны представлять с кем предстоит встреча. И если это новые люди, то следует выписать и запомнить их имена. Это позволит снизить уровень дискомфорта, который часто возникает при первой встрече. Из приветствий лучше использовать нейтральные –«Добрый день», «Доброе утро», «Добрый вечер», и обращаться на «Вы», если ранее не достигнута иная договоренность. Если вы сомневаетесь, как обращаться к новому знакомому, обращайте по имени-отчеству. В ситуации, когда вам нужно задать вопрос незнакомому человеку, сделайте это обезличено. Например: «Подскажите, пожалуйста, как пройти в офис компании «N»?. Несколько слов о рукопожатии. Рукопожатие - это единственно допустимая форма прикосновения к другому человеку в ситуации делового общения. Похлопывания по руке, плечу, спине – не допустимы. Вслед за приветствием и рукопожатием, часто повисает пауза, чтобы этого избежать заготовьте несколько тем для «small talk». Это позволит вам легко перейти к основному предмету встречи.

Визитная карточка 

В командировку обязательно возьмите с собой достаточное количество визитных карточек. Основная функция визитной карточки – представление. Поэтому перед командировкой еще раз обратите на нее внимание, правильно ли оформлена, все ли данные верны. В визитной карточке допустимо исправлять ручкой только номер телефона, вносить изменения имеющие отношение к должности, названию компании является дурным тоном. Важно, чтобы визитные карточки всегда была под рукой, поскольку вы можете в любую минуту познакомиться с будущим партнером или клиентом в транспорте, в холле гостиницы, на мероприятии и т.д. Вручают визитную карточку при первой встрече, подавая ее горизонтально текстом к собеседнику. Принимающий визитную карточку должен помнить, что визитная карточка – это «часть» вашего собеседника, поэтому следует относиться к ней также уважительно, как и к человеку. Ни в коем случае нельзя засовывать визитную карточку в карман брюк, мять или черкаться на ней. Принимают визитную карточку обеими руками или одной правой рукой. 

Телефон

Если вы выделили время на встречу с клиентом, партнером - значит, это время вы должны посвятить именно ему. Поэтому на встрече в знак уважения принято ставить телефон на беззвучный режим и оставлять в портфеле. Помните, что важнее тот, с кем вы непосредственно общаетесь.

Автор — Елена Брылина, специалист по организационной работе и этикету.

Источник: PRоБизнес72